Effiziente Antragsbearbeitung und intelligentes Aufgrabungsmanagement beim Tiefbauamt Dortmund. Eine Case Study.
Genehmigungsverfahren im Rahmen des Glasfaserausbaus sind in der Regel langwierige und komplexe Prozesse, bei denen verschiedene Behörden und Unternehmen eingebunden werden müssen. Dabei kann es seitens der Baubehörde auf Grund diverser Probleme, wie fehlender personeller oder technischer Ressourcen, zu Verzögerungen bei der Antragsbearbeitung kommen. Aber auch das antragstellende Telekommunikationsunternehmen hat mit der Vollständigkeit und Qualität des Bauantrags einen großen Einfluss darauf, wie schnell und effizient das Verfahren abläuft. Für viele Wegebaulastträger und Verwaltungen stellt sich zudem die Frage, wie nach Abschluss von Telekommunikationsmaßnahmen und der Wiederherstellung der Straßenoberflächen die Sicherungspflichten der Verkehrswege effizient überwacht und gewährleistet werden können.
Dem Tiefbauamt Dortmund ist es gelungen, das erhöhte Aufkommen von Anträgen mittels personeller Aufstockung, hoher Transparenz und Digitalisierung erfolgreich zu bewältigen. Zudem hat sich das Tiefbauamt Dortmund intensiv mit der Thematik des Aufgrabungsmanagements in Bezug auf den Breitbandausbau auseinandergesetzt und kann nun neben digitalen Antragsverfahren auf ein intelligentes Monitoring betreffender Verkehrsflächen nach Fertigstellung der Breitbandprojekte zurückgreifen.
Ein präzises Aufgrabungsmanagement kann enorme Unterstützung der Wegebaulastträger darstellen. Dadurch ist es nachvollziehbarer, wie ein Schaden entstehen konnte.
Dipl.-Ing. Ralf Zeiler, Bereichsleiter Tiefbauamt Dortmund
Koordination und Absprache mit verschiedenen Akteuren gestaltet sich anspruchsvoll
Für Genehmigungen des Glasfaserausbaus sind maßgeblich die Städte und Kommunen zuständig. Dabei spielen im Zuge der Baugenehmigung auch Aspekte wie Naturschutz, Stadtplanung und Wegerecht eine entscheidende Rolle. Da diese Faktoren direkten Einfluss auf das Bauvorhaben nehmen, ist es wichtig, einen Großteil der Planungsarbeit durch die Telekommunikationsunternehmen (TKU) bereits vor Einreichung des Bauantrags mit den zuständigen Behörden abzustimmen – beispielsweise über die Wahl einer geeigneten Verlegemethode. Im Laufe des Genehmigungsprozesses kann es wegen der Vielzahl an beteiligten Akteuren zu zeitaufwendigen Rückfragen und Abstimmungsprozessen kommen, die auch aufgrund fehlender oder veralteter Unterlagen auftreten können. Mängel in der Antragsstellung lassen sich im Nachhinein nur schwierig beheben und bedeuten für die Behörden und TKU einen erheblichen Mehraufwand. Durch transparentes Arbeiten und frühzeitiges Abstimmen der Anforderungen an den Antrag lassen sich Verzögerungen vermeiden. Im Idealfall kann die Behörde dem Antrag ohne weitere Nachbesserung stattgeben.
Regelmäßige Planungsrunden ermöglichen ein vorausschauendes Vorgehen
Eine sorgfältige Antragstellung trägt maßgeblich zur zügigen Bearbeitung bei. Es reicht nicht aus, wenn die Behörde digital gut aufgestellt ist, die Anträge aber unter Umständen falsch oder unvollständig eingereicht werden. Schon die Planung seitens der TKU sollte mit den zuständigen Behörden abgestimmt werden, um Rückfragen und Änderungsforderungen zu vermeiden. Zu Verzögerungen kommt es insbesondere dann, wenn ein Antrag bereits eingereicht wurde und der Baulastträger erst im Nachhinein erkennt, dass eine Umsetzung des Bauvorhabens an dem gewählten Standort nicht möglich ist. In diesen Fällen muss der Antrag meist neu ausgearbeitet werden.
In Dortmund finden vierteljährlich Abstimmungen zur Baustellenkoordination zwischen den beteiligten Ämtern, Leitungsträgern und weiteren Beteiligten (wie z.B. Stadtbahn) statt, um gemeinsam vorausschauend nächste Schritte zu planen und um Baustellen verkehrlich zu koordinieren. Dies mit dem Ziel, den Verkehrsfluss zu verbessern und Bauzeiten durch gemeinsame Maßnahmenumsetzung zu verkürzen. Auch die TKU haben sich diesen Prozessen angepasst, um so einen Beitrag zu einer zielführenden Zusammenarbeit zu leisten.
Das (Tief-)Bauamt in Dortmund schafft durch Koordination effiziente Genehmigungsprozesse
Die Stadtverwaltung in Dortmund war, was die Bearbeitung von TKU-Anträgen angeht, in den letzten Jahren gut aufgestellt. Dabei spielten insbesondere zwei Faktoren eine bedeutende Rolle. Zum einen die direkte Absprache und Zusammenarbeit mit anderen zuständigen Behörden, zum anderen eine gute personelle Aufstellung. Somit konnte die zunehmende Nachfrage an Breitbandnetzen und dem folglich erhöhten Antragsaufkommen frühzeitig entgegengewirkt werden.
Die Stadt Dortmund zählt jährlich rund 7.000 Straßenaufbrüche. Darunter fallen alle Arten von Infrastrukturmaßnahmen, welche Leitungsverlegungen im Untergrund erfordern. Allein der geförderte Breitbandausbau umfasst circa 400 Trassenkilometer, die in den kommenden Jahren im Stadtgebiet von Dortmund verlegt werden. Neben eher ländlich geprägten Stadtteilen findet der Breitbandausbau in Dortmund auch unter anspruchsvollen Voraussetzungen in der „City“ statt. Durch umfangreiche Vorabstimmungen und (virtuelle) Raumbegehungen haben sich die beteiligten Akteure bereits auf den Ausbau von 24 km Trasse einigen können – 80 % hiervon werden mindertief verlegt.
Virtuelle Vermessung ermöglicht das digitale Begehen von Baustellen
Ein weiterer zentraler Aspekt, welcher einer schnellen Bearbeitung von Anträgen dient, ist das virtuelle Begehen von Baustellen. Durch den Einsatz von digitalen Vermessungsmethoden sowie einer stadtweiten Straßendatenbank ist es dem Tiefbauamt Dortmund möglich, präzise Infrastrukturdaten (z. B. Gehwegbreiten oder Zustand von Wegen und Straßen) bereit zu stellen. Dadurch kann eine Vorbegehung im Zuge der Trassenplanung auch digital durchgeführt werden – ohne Terminfindung und Anfahrt – denn präzises Messen, Analysieren und Bewerten ist auch mit dieser virtuellen Begehung möglich. Die Analyse und Aufbereitung der digitalen Informationen helfen, die Daten schnellstmöglich weiterzuverarbeiten und anderen zuständigen Stellen zur Verfügung zu stellen. Durch Messdaten in digitaler Form werden manuelle Dokumentationsschritte vermieden und ein maximaler Qualitätserhalt sichergestellt. Dies führt zu einer Vereinheitlichung der Daten. Der problemlose Zugriff aller beteiligten Akteure auf die erstellten Unterlagen kann so garantiert werden.
Von technischer Seite erfolgt die mobile, berührungslose Datenerhebung ähnlich zu einer Google Street View Vermessung für die Zustandsbewertung der Straßen, Wege und Plätze der Stadt, sodass auch mehrmalige Kartierungen stattfinden bzw. diese aktualisiert werden. Das Erfassen der gewünschten Daten geschieht durch eine regelmäßig durchgeführte Zustandserfassung mittels Befahrung mit Groß- und Schmalspurmessfahrzeugen. Diese verfügen über verschiedene bildgebende Verfahren. Digitale Kameras liefern beispielsweise hochauflösende Farbfotos und -videos. Ein stereoskopisches Messverfahren zur Erfassung von Tiefeninformationen und 3D-Laserscanner ermöglichen exakte digitale Abbilder der Oberflächen. Das Ergebnis sind detailgetreue und georeferenzierte Daten über den Zustand von Wegen und Straßen. Alle relevanten Informationen lassen sich schnell und kontaktlos erheben, ohne dabei Verkehrs- oder Betriebsabläufe zu stören. So kann beispielsweise nach dem Erheben der Daten allein aus den Aufnahmen eine Verkehrsfläche vermessen werden. Dies ermöglicht, zum Beispiel ein Verteilschrank auf den Gehweg zu projizieren und die verbleibende Breite des Gehweges zu bestimmen.
Digitale Verfahren zur Qualitätssteigerung von Anträgen und zur Zurückverfolgung von Haftungsansprüchen
Die Straßendatenbank der Stadt Dortmund bildet die technische Grundlage des Aufgrabungsmanagements. In dieser können georeferenzierte Daten des Vorhabens zu verschiedenen Phasen des Zustimmungsverfahrens eingespielt werden. Im Rahmen der Antragstellung fordert das Tiefbauamt die Zulieferung der auf Geoinformationen basierenden Projektdaten. Wichtig hierbei ist auch die Dokumentation der Verlegetiefe (Z-Lage), insbesondere bei den Trenching-Projekten. Darüber hinaus können alle notwendigen Angaben zum Antragsteller und den bauausführenden Firmen hinterlegt werden. Dabei können auch die Ansprechpartner während der Bauzeit festgelegt werden.
Durch das Einpflegen der georeferenzierten Ortsdaten inklusive der Aufmaße der beanspruchten Straßenoberflächen nach Fertigstellung und Abnahme des zugestimmten Projektes kann die Überwachung der Verkehrssicherungspflichten erfolgen. Mithilfe der in der Straßendatenbank hinterlegten Trassen und Flächen ist sogleich die Gewährleistungskontrolle auf den betreffenden Straßenabschnitten durchführbar. Im Rahmen der Gewährleistungsüberwachung ist es durch das System beispielsweise möglich, alle Aufgrabungen, welche in den kommenden Monaten aus der Gewährleistung fallen, aufzurufen. Zudem können die Daten in eine Excelliste exportiert werden. Auf diese Weise können Mitarbeiter*innen gezielt Streckenbegehungen durchführen, um sich ein Bild von dem Straßenzustand zu machen. Werden im Nachgang zur Baumaßnahme entstandene Schäden festgestellt, können diese über das System zurückverfolgt werden. Der Erhaltungsaufwand kann daraufhin bei laufenden Haftungsansprüchen seitens der Stadt durch die präzise Dokumentation der Aufgrabungsmaße beim jeweiligen Telekommunikationsunternehmen eingefordert werden.
Fazit
Die Anforderungen an Bauanträge können von Stadt zu Stadt bzw. von Kommune zu Kommune teilweise stark variieren. Generell ist es wichtig, die Antragsprozesse weitestgehend zu vereinfachen, damit die Einreichung für die Antragssteller übersichtlicher wird. Von Seiten der Behörden hilft es, Prozesse zu digitalisieren und zu standardisieren, was wiederum zu einer deutlichen Beschleunigung der Antragsbearbeitung führen kann. Das Tiefbauamt Dortmund konnte viele der notwendigen Prozesse vereinfachen und effizienter gestalten. Dazu zählen das digitale Einreichen von Unterlagen, das virtuelle Begehen und das Vermessen von Baustellen sowie Transparenz und Austausch zwischen den zuständigen Behörden. Aufgrund der digitalen Antragsstellung durch die Straßendatenbank des Tiefbauamtes Dortmunds werden nicht nur Antragprozesse beschleunigt, sondern auch Informationen gesammelt dargestellt und für Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltungen schneller abrufbar gemacht. Dies stellt für den Straßenbaulastträger eine Unterstützung hinsichtlich der Überwachung der laufenden Gewährleistungen mit Telekommunikationsunternehmen dar, um die Nachvollziehbarkeit möglicher entstandener Schäden zu sichern. Für Antragsteller ist es ratsam, sich frühzeitig über alle benötigten Unterlagen sowie Richtlinien zu informieren und – wenn möglich – die Baubehörden bereits während der Planung mit einzubeziehen.
