Der digitale Bauantrag im Landkreis Diepholz. Eine Case Study.

Die digitale Verwaltung ist in aller Munde – das konkrete Digitalisieren der Dienstleistungen allerdings oftmals eine Herausforderung. Wie dies auch am Beispiel eines komplexen Bauantrags funktionieren kann, zeigt das Bauamt des Landkreises Diepholz in Niedersachsen, das mit seinem digitalen Angebot eine echte Alternative zum analogen Behördengang anbietet.

Ein langwieriger Prozess mit einem hohen Dokumentenaufkommen

Um in Deutschland ein Gebäude zu errichten, bedarf es dafür in aller Regel einer Baugenehmigung des Bauamts der zuständigen Bauaufsichtsbehörde. Dazu wird ein Bauantrag gestellt, der zusammen mit notwendigen Dokumenten wie bspw. Bauplänen, Angaben über die Grundstücksentwässerung und bautechnischen Nachweisen grundsätzlich in dreifacher Ausführung über die Gemeinde bei der Bauaufsichtsbehörde eingereicht werden muss. Kommen ggf. weitere Dokumente wie bspw. Brandschutzkonzepte und Statiken hinzu, kann schnell ein Aktenumfang von mehreren Ordnern entstehen.

Im Zuge der Antragsprüfung werden regelmäßig weitere Behörden und Stellen, wie zum Beispiel die Gemeinde, das Umweltamt oder das Straßenbauamt einbezogen. Durch diesen Prozess soll sichergestellt werden, dass alle Gebäude den geltenden Bau- und Rechtsvorschriften entsprechen. In der Praxis bedeutet das für die Behördenmitarbeiter*innen einen hohen logistischen Aufwand im Umgang mit den vielen Dokumenten. Neben der aufwändigen Antragsbearbeitung schlagen sich dabei auch die Postwege zwischen den beteiligten Behörden auf die Bearbeitungszeit nieder.

Schnelligkeit, Effizienz und Transparenz durch den digitalen Bauantrag

Um diesen Prozess gleichermaßen für Bauantragsteller*innen und Behörden einfacher und effizienter zu gestalten, hat der Landkreis Diepholz vor fünf Jahren eine Software eingeführt, welche die Antragstellung und Bearbeitung unterstützt. In einem Online-Portal können seither Bauanträge papierlos und unkompliziert gestellt und der Bearbeitungsstand jederzeit eingesehen werden. Das Nachreichen von Dokumenten, sowie das Abrufen der Baugenehmigung erfolgen ebenfalls papierlos über das Portal. Dadurch kann eine medienbruchfreie, also vollkommen digitale, Bearbeitung der Anträge ermöglicht werden. Für Antragstellende ist das Onlineangebot dabei optional und nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden. Anträge können also nach wie vor auch in Papierform eingereicht werden.

Umsetzung durch externe Software

Für die digitale Umsetzung des Bauantrags wird in Diepholz die Software ITeBAU der Firma ITEBO genutzt, die seit vielen Jahren mittlerweile bei über 30 Bauaufsichtsbehörden in den Bundesländern Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Hessen und Baden-Württemberg erfolgreich eingesetzt wird. Sie bietet allen im Baugenehmigungsverfahren Beteiligten Zugriff auf eine Internetplattform.

Für jedes Antragsverfahren wird ein Projektraum angelegt, in dem der Bauantrag einschließlich aller Bauvorlagen abgelegt wird und über den die Kommunikation aller Beteiligten läuft. Die Ablage erfolgt in Ordnern, für die jeweils Zugriffsrechte festgelegt werden. Mithilfe verschiedener Module kann die Funktionalität der Bauplattform um eine rechtssichere elektronische Signatur, ein Archiv oder das Scannen von Dokumenten erweitert werden. Weitere Funktionen sind das digitale Bezahlen von Verwaltungsgebühren oder eine Ausfüllhilfe für Anträge.

Bei einer Umfrage unter Entwurfsverfassern zur Servicequalität der Baugenehmigungsbehörden durch die Architektenkammer Niedersachsen im Oktober 2020 erhielt der Landkreis Diepholz in ganz Niedersachsen die beste Bewertung:

Bewertung der Einführung nach fünf Jahren im Einsatz

Nach fast fünf Jahren Einsatz zieht Stephan Maaß, Fachdienstleiter der Abteilung Bauordnung und Städtebau im Landkreis, ein positives Resümee über das digitale Angebot. Mittlerweile würde rund die Hälfte der Bauanträge online eingereicht. Die restlichen Anträge werden eingescannt und digital weiterbearbeitet. Mit Ausnahme einiger weniger Prüfbüros, die Statiken nur in Papierform annehmen, gelinge die Bearbeitung auch weitestgehend medienbruchfrei. Anträge könnten dadurch rund ein Drittel schneller bearbeitet werden als im analogen Papierformat.

Für die Mitarbeiterinnen der Behörde bedeutete die Einführung der neuen Software eine große Umstellung, die allerdings mithilfe gut ausgestatteter Computer-Arbeitsplätze gemeistert werden konnte. Heute profitieren sowohl die Mitarbeiterinnen als auch die Antragstellerinnen von einem unkomplizierten Verfahren, das alle Beteiligten näher zusammenrückt und Kommunikationsbarrieren überwindet: Die Entwurfsverfasserinnen sparen Zeit und Kosten für das Erstellen und Versenden der Bauvorlagen. Die Behörde spart Zeit durch eine Straffung im Beteiligungsverfahren und Raum für die Aufbewahrung von Papierakten. Die Antragstellenden erhalten ihre Baugenehmigungen spürbar schneller.

Praxisbeispiel

19. Juli 2021

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